Quando chega o final do dia você sente que fez várias coisas mas que não fez o importante? Você sente que atravessa os dias e que não administra a sua vida? Para administrar sua agenda e sua vida, você precisa de 3 coordenadas: onde você está, para onde você vai e porque você quer ir.
Onde você está é a sua situação atual. Para isto, é necessário auto-crítica e auto-observação. Você deve se perceber. As suas metas representam a coordenada para onde você vai. Seus valores definem a coordenada do porquê você quer ir para suas metas.
Administrar o seu tempo é priorizar o que é importante para você, é você fazer o que te aproxima das tuas metas e que faz você viver os seus valores. O resto é secundário e é perda de tempo (ou de vida).
Abaixo seguem 7 dicas para você melhor administrar o seu tempo:
1 – Defina suas metas. Para isso, utilize o modelo SMART (acrônimo para específica, Mensurável, Atingível, Relevante, Tempo) para cada meta. A meta deve ser específica, Mensurável (você pode medir para acompanhar o seu avanço), Relevante (por que você quer esta meta?), Atingível (você acredita que pode alcançar a meta?) e ter um Tempo (data limite para conclusão).
2 – Use a Lei de Pareto. Ela diz que 20% das causas são responsáveis por 80% dos efeitos, isto é, 20% do que você faz explica 80% dos seus resultados. Assim, pense em quais são as atividades principais que você precisa realizar para atingir a sua meta SMART. Garanto para você que as principais não passarão de 5.
3 – Analise a sua agenda e a alocação do seu tempo na sua última semana ou no último mês. Classifique atividades em A, B, C, D ou E. Esta classificação tem a ver com o efeito que as atividades têm sobre 2 das principais coordenadas da Administração do Tempo: metas e valores. Quando você faz ou deixa de fazer uma atividade A você gera um alto efeito (positivo ou negativo) sobre suas metas e sobre seus valores. Uma atividade B tem médio efeito, e geralmente está liga às demandas de outras pessoas, e não necessariamente às suas metas ou seus valores. Uma atividade C é gostosa de fazer mas tem zero de efeito sobre as suas metas ou seus valores (por exemplo, navegar na Internet). Uma atividade D é delegável e uma E é eliminável.
4 – Reorganize a sua agenda. Coloque o máximo de As pois são as atividades que te aproximam das tuas metas e valores. Reduza e controle as Bs, elimine as Cs, delegue as Ds e elimine as Es. Você ganha quando coloca o foco nas As e dá uma pequena olhada para as Bs.
5 – Acesse seu e-mail em horários fixos em no máximo 2 vezes por dia (salvo se você souber que está esperando algo importante). Checar a caixa de entrada a todo instante não te ajuda a se aproximar das tuas metas nem de viver os teus valores.
6 – Assim que abrir um e-mail, aplique o tema de LARA sobre ele, isto é, ou Lixo, ou Atue, ou Remeta para alguém se encarregar da tarefa ou tiver que fazer algo com o e-mail ou Arquive (para caso você precise depois). Não deixe o e-mail parado na caixa de entrada. Isto drena tua energia e te faz perder foco.
7 – A última e mais importante dica é a seguinte: quando você for planejar a sua semana, o seu dia ou quando surgir qualquer atividade para você agendar, faça a você mesmo duas perguntas: esta atividade me aproxima das minhas metas? Esta atividade me faz viver pelos meus valores? Aí fica fácil decidir.
Tenho certeza que, de uma forma ou de outra, você terá um sentimento positivo no final do dia se usar estas dicas. Quando você se aproxima das suas metas e vive pelo que é importante para você (seus valores) a sua felicidade e o seu senso de propósito aumentam. Use as dicas acima e administre melhor a sua vida e o seu tempo.
